Предлагаем услуги по организации переездов архивов любого объема, включая упаковку, маркировку, транспортировку, погрузку/разгрузку архивных фондов с полным соблюдением нормативных требований к сохранности документов.
Комплекс мероприятий по перемещению архива
Процесс переезда архива под ключ, реализуемый специалистами «Прайд-Архив», состоит из следующих работ:
- Предварительный аудит архивных документов. Проводится оценка общего объема фондов в единицах хранения и погонных метрах стеллажных полок. Выявляются особо ценные, секретные и неописанные дела (при наличии). По итогам составляется краткий отчет и опись перемещаемого архива.
- Упаковка дел в архивные короба. Каждая единица хранения освобождается от старой упаковки (папки, связки), очищается от пыли, при необходимости проводится дезинфекция. Далее документы помещаются в короба из бескислотного картона, корешки дел маркируются самоклеящимися этикетками со штрих-кодами.
- Проверка готовности и погрузка. Архивные короба временно размещаются в зоне отгрузки, сканируются штрих-коды для подтверждения комплектности. Погрузка коробов ведется в строгом порядке — по архивным фондам и описям дел. Применяются специальные технологии укладки и фиксации для устойчивости при транспортировке.
Доставка архива на новое место хранения
Транспортировка архивных фондов в новое хранилище осуществляется на специально подготовленных транспортных средствах (малотоннажные грузовики, микроавтобусы). Они оснащены:
- Системой климат-контроля для поддержания температуры +17…+23°С и относительной влажности 50-65%.
- Креплениями, противоударными настилами и обивкой для предотвращения механических воздействий (тряски, вибрации).
- Датчиками удара/наклона, видеокамерами для контроля условий перевозки в режиме реального времени.
Время в пути от старого до нового хранилища определяется в первую очередь удаленностью объектов, загруженностью дорог, необходимостью согласования въезда на режимные территории. В любом случае весь переезд осуществляется строго в рамках одного рабочего дня – утром архив покидает старое хранилище, вечером прибывает в новое.
По прибытии на место назначения выполняется разгрузка архивных коробов в обратном порядке – от последнего загруженного к первому. Каждый короб размещается на свое место на стеллаже согласно топографическому указателю архива. Ведется сплошное сканирование штрих-кодов дел для актуализации электронной описи.
После расстановки архива на новом месте проводятся завершающие работы:
- Проверка наличия и состояния документов выборочным или сплошным методом;
- Размещение топографических указателей в хранилище;
- Подписание итоговых описей, реестров и актов передачи документов;
- Инструктаж персонала архива по работе с обновленными описями и топографией.
На этом процесс физического перемещения архива считается завершенным. При необходимости заказчику оказываются дополнительные услуги: экспертиза ценности документов, оцифровка наиболее востребованных дел, подготовка фондов к передаче в государственный архив.
Позвоните нам по телефону +7 (495) 970-97-45 или оставьте заявку на сайте pride-archive.ru. Наш менеджер задаст уточняющие вопросы по архиву, согласует выезд эксперта для оценки физического объема документов, рассчитает точную стоимость и сроки организации переезда. Мы располагаем всеми необходимыми ресурсами для перемещения архивов «под ключ» с гарантией 100% сохранности и конфиденциальности.