Блог

В России деятельность юридических организаций в сфере управления документами регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), принятым 22 октября 2004 года. Этот закон устанавливает четкие правила, определяющие, какие документы подлежат передаче в государственные архивы, а какие могут оставаться в ведении организации или подлежать уничтожению. Понимание этих требований не только обеспечивает соблюдение законодательства, но и способствует эффективной организации документооборота, минимизации рисков и сохранению важного исторического наследия. Документы, которые нужно передавать в государственный архив Согласно статье 12 Федерального закона № 125-ФЗ, в государственные архивы передаются документы, которые: Утратили практическую значимость — то есть больше не используются в текущей деятельности организации или для выполнения юридических обязательств. Обладают долговременной ценностью — имеют научное, историческое, культурное или иное значение, что делает их частью Архивного фонда Российской Федерации. Такие документы подлежат постоянному…

Бумажные документы подвержены физическому износу, утрате, краже, пожарам, наводнениям, занимают ценное офисное пространство, усложняют быстрый доступ к информации, требуют затрат на хранение и управление. Также они увеличивают риск несоответствия законодательным требованиям, замедляют рабочие процессы, затрудняют совместную работу, осложняют восстановление после чрезвычайных ситуаций. Сканирование документов — это процесс преобразования бумажных носителей в цифровой формат. Для юридических организаций (адвокатские конторы, юридические департаменты) этот процесс критически важен, так как устраняет операционные боли и повышает качество обслуживания клиентов. В статье рассмотрим, как сканирование решает проблемы экономии пространства, повышения эффективности, безопасности, соответствия нормам, снижения затрат, восстановления после катастроф. Экономия пространства Организации с высоким документооборотом сталкиваются с переполненными архивами, нехваткой офисных площадей, необходимостью арендовать склады для хранения тысяч папок, что особенно остро в городах с дорогой недвижимостью. Например, архив на 10 000 документов занимает около 50…

Широкоформатное сканирование подразумевает создание высококачественной цифровой копии карт, чертежей, графиков, постеров, афиш, технических и проектных документов, инженерных планов и схем, пр. материалов формата А0, А1 и А2. Также возможна оцифровка более масштабных исходников по частям с последующим «склеиванием» в графическом редакторе.  В чем преимущества сканирования  В современном мире широкоформатное сканирование пользуется большим спросом на рынке полиграфических услуг, благодаря тому, что отсканированный документ в электронном виде обеспечивает множество преимуществ его использования. Например: Отсканированные материалы доступны не только на ПК, но и любом гаджете.  Документы в цифровом формате можно отправлять по электронной почте, и дойдут они до адресата за считанные секунды.  С помощью сканирования можно восстановить ветхие документы, убрать с них грязь и пятна различного происхождения, следы загибов, желтый фон и пр. дефекты. Затем, при необходимости, распечатать для получения качественного экземпляра, который…

Организации, предприятия и учреждения обязуются передавать документы в Государственный архив по факту ликвидации (прекращения деятельности), а также в случае, если документация относится к фондообразующей. Коммерческие компании передают в архив только документы по личному составу для возможности последующей выдачи сотрудникам справок о трудовом стаже и заработной плате, а также получении соответствующей пенсии.  Передача дел в Госархив осуществляется только после специальной подготовки к хранению. Подготовка к архивному хранению – сложное многоэтапное мероприятие, каждый этап которого требует соблюдения всех нюансов, предельного внимания и аккуратности. В процессе подготовки выполняется работа с бумажными и электронными документами.  Как сдаются дела в Госархив Этап 1. Экспертиза ценности  На данном этапе определяется срок хранения и ценность документов, которые уже не участвуют в текущем делопроизводстве. Собирается специальная экспертная комиссия, количество членов которой зависит от размера и структуры предприятия. Это…

Современный бизнес сталкивается с множеством внутренних задач, одной из которых является необходимость управления большим объемом документов и хранение наиболее важных их них. Создание электронного архива существенно сэкономит время и ресурсы предпринимателя, облегчит работу с документами и повысит эффективность бизнеса в целом. Электронный архив – система хранения архивных документов в цифровом виде. По статистике, затраты на цифровизацию окупаются в течение первых 6-12 месяцев, при этом переход на цифру положительно сказывается на деятельности всей компании. Преимущества перехода на цифровой архив Экономия Переход от бумажных документов к электронным позволяет снизить расходы на бумагу, печатное оборудование и зарплату, которую нужно выплачивать сотрудникам традиционного архива. Кроме того, переход на цифру освобождает массу полезного пространства офиса, которое можно использовать более эффективно. Быстрый доступ Эффективность работы бизнеса во многом зависит от скорости доступа к информации. В традиционном…

Широкоформатное сканирование – удобный и эффективный способ получения цифровых копий бумажных документов крупного формата. Такая услуга востребована архитекторами, инженерами, проектировщиками, геодезистами, студентами технических специальностей и другими людьми, которые в процессе своей профессиональной деятельности или учебы сталкиваются с необходимостью получения сканов карт, схем, чертежей, пр. печатных или рукописных исходников размера А3, А2, А1, А0 и нестандартных габаритов. Преимущества сканов перед бумажными документами Перевод бумажных документов в цифровые копии облегчает работу сотрудников предприятия или организации, так как существенно снижает нагрузку на них на всех этапах делопроизводства. Кроме того, сканирование обеспечивает: легкость архивирования; мгновенный доступ ко всем электронным документам в любое время суток с планшета, телефона и ПК; возможность хранения информации на любом удобном носителе – флешке, диске, сервере, пр., что исключает вероятность полного уничтожения документа намеренно или случайным образом; безопасность хранения –…

Организация хранения документов – одна из существенных статей расходов для любой компании. Аренда площадей для размещения архива, закупка стеллажей и папок, зарплата сотрудников, климатическое оборудование – все это влечет значительные траты из бюджета предприятия. Между тем, более 90% документов после помещения в архив больше никогда оттуда не извлекаются. Альтернативой бумажному архиву выступает сканирование документов с последующим хранением в электронном виде. Перевод архивных фондов в цифровой формат позволяет сэкономить до 80% затрат на хранение при повышении удобства и скорости доступа к информации. Разберем ключевые способы такой экономии подробнее. Сокращение физического объема архивов Каждая единица хранения, помещенная в архив, занимает определенный объем. В масштабах организации это могут быть сотни погонных метров полок, забитых папками с документами. Для их размещения приходится выделять отдельные помещения, арендовать целые здания. После перевода архива в электронный вид…

Современная юридическая практика тесно связана с обработкой больших объемов документации. Договоры, контракты, протоколы, решения судов – все эти бумаги требуют систематизации и надежного хранения. Одним из эффективных методов оптимизации документооборота выступает сканирование документов с последующим переводом в электронный вид. Преимущества оцифровки для юристов Переход на электронный архив позволяет юридическим компаниям и адвокатским конторам получить ряд преимуществ: Быстрый поиск нужных документов по ключевым словам, тегам, датам (вместо длительного перебирания бумажных папок). Возможность удаленного доступа к базе данных из любой точки мира (актуально для распределенных команд и выездных процессов). Одновременная работа нескольких сотрудников с одним и тем же файлом (без необходимости делать дополнительные копии). Экономия офисного пространства за счет отказа от хранения части бумажного архива (достаточно небольшого серверного шкафа). Защита документов от физического износа, утраты, повреждения (при соблюдении правил хранения электронных данных).…