Современный бизнес сталкивается с множеством внутренних задач, одной из которых является необходимость управления большим объемом документов и хранение наиболее важных их них. Создание электронного архива существенно сэкономит время и ресурсы предпринимателя, облегчит работу с документами и повысит эффективность бизнеса в целом.
Электронный архив – система хранения архивных документов в цифровом виде. По статистике, затраты на цифровизацию окупаются в течение первых 6-12 месяцев, при этом переход на цифру положительно сказывается на деятельности всей компании.
Преимущества перехода на цифровой архив
Экономия
Переход от бумажных документов к электронным позволяет снизить расходы на бумагу, печатное оборудование и зарплату, которую нужно выплачивать сотрудникам традиционного архива. Кроме того, переход на цифру освобождает массу полезного пространства офиса, которое можно использовать более эффективно.
Быстрый доступ
Эффективность работы бизнеса во многом зависит от скорости доступа к информации. В традиционном архиве крайне сложно быстро найти нужный документ, что приводит к потере времени и снижению производительности. Исследования показали, что на поиск нужной инфы сотрудники тратят около 25% рабочего времени.
Электронный архив обеспечивает мгновенный доступ к любому документу (при наличии допуска), что не только повышает эффективность бизнес-процессов, но и помогает быстрее принять нужные решения.
Многие компании имеют филиалы по всей стране и за рубежом, при этом центральный офис часто запрашивает оригиналы тех или иных документов. На доставку курьером или почтой нужно немало времени и средств, тогда как при цифровизации такие расходы сводятся к нулю.
Удобство
В архиве вся информация систематизирована и оцифрована, с любым документом можно работать в его электронной версии.
Высокий уровень безопасности и защита информации
Безопасность информации критически важна для любого бизнеса. Утечка данных может привести к финансовым потерям, снижению эффективности предприятия и ухудшению репутации компании.
Во время преобразования бумажного архива в электронный специалисты применяют современные методы шифрования и устанавливают многоуровневую систему доступа для защиты данных от третьих лиц, преднамеренного искажения и уничтожения. Кроме того, система регулярно создает резервные копии документов, что обеспечивает их сохранность даже в случае хакерской атаки и технического сбоя.
Повышение сроков службы документов
Электронные документы нельзя повредить или потерять, они не поддаются воздействию окружающей среды и старению, не изнашиваются, им не страшен пожар и затопление помещения. Вся информация, которая была внесена в цифровой архив, хранится в первоначальном виде сколько угодно времени.
Самоочистка
Установка определенной программы позволяет электронному архиву контролировать собственную заполняемость. Программа самостоятельно определяет ценность документов, некоторые из них предлагает уничтожить за ненадобностью (например, анкеты потенциальных работников) или по истечении срока хранения.
Снижение налоговых рисков
Деятельность каждого предпринимателя контролируется налоговой службой, и во время проверок налоговики часто требуют предоставления оригиналов финансовых документов. Теперь не нужно везти в налоговую целые ящики или даже грузовик бумаг, достаточно отправить всю необходимую информацию на электронную почту службы. В этом случае цифровизация не только сэкономит средства на бумагу и перевозку, но предупредит штрафы за ошибки и помарки в тексте, которые всегда имеют место быть при бумажном документообороте.
Виды электронных архивов
В зависимости от места хранения, электронные архивы бывают следующих видов:
- На съемном носителе, например, флешке или диске, которые хранятся в помещении архива компании. Вариант удобен для маленьких и начинающих организаций и предприятий.
- Локальный архив – документы хранятся в папках на компьютере. Наименее удобный вариант, так как искать информацию довольно сложно, а также существует высокий риск нарушения конфиденциальности, а контролировать использование документа не всегда возможно.
- Облачный архив – хранилище файлов на стороннем сервере. Наиболее удобный вариант, позволяет структурировано хранить информацию и иметь к ней доступ через интернет на заранее согласованных с провайдером условиях. Облачный архив гарантирует высокий уровень контроля за использованием документов и позволяет экономить место на собственных серверах компании.
Какой архив подойдет лучше всего, решает предприниматель, ориентируясь на сферу деятельности и производительность своей компании.
Как происходит создание электронного архива
Процесс довольно простой для предпринимателя. Компания, специализирующаяся на создании электронных архивов, сканирует документы и индексирует данные, формирует из них структурированную и каталогизированную базу данных. Работа с бумагами может проводиться на территории заказчика или исполнителя. Заказчик получает доступ к архиву сразу после его создания.
Использование услуг такой компании позволяет предпринимателю обойтись без приобретения специального оборудования и ПО, а также не нужно обучать персонал работе с электронным архивом. Все, что нужно для доступа – это логин и пароль.
Заключение
Организация электронного архива – стратегически важный шаг для бизнеса. Цифровизация помогает сэкономить время и финансы, повысить общую эффективность и безопасность работы с документами. Использование современных технологий позволяет предпринимателю освободиться от рутинных задач и сконцентрироваться на основных бизнес-процессах, что существенно повысит производительность и конкурентоспособность бизнеса.
