Хранение бумажного архива


В процессе профессиональной деятельности в каждой организации скапливается масса нужных бумаг – договоров, технической, бухгалтерской, кадровой, правовой и пр. документации.


ЭТАПЫ работыstages of work

Подписание
договора
1
Технические
подготовительные
работы
2
Установка и
настройка
3
Тестирование
системы
4
 Регулярное
обслуживание
5

В процессе профессиональной деятельности в каждой организации скапливается масса нужных бумаг – договоров, технической, бухгалтерской, кадровой, правовой и пр. документации. Далеко не всегда возможно хранение бумажных документов в архиве на производстве, так как для этого нужно не только отдельное помещение, но и правильно организованное пространство, как того требует стандарт. В этом случае оптимальный вариант – депозитарное хранение бумажного архива, что приводит к существенному сокращению издержек, так как освобождает предпринимателя от необходимости арендовать дополнительную площадь, оснащать ее мебелью и брать на работу архивных работников. 

Компания Pride Archive выполнит комплектование архивов документов с последующим архивным хранением на собственном специализированном хранилище. Цена услуги вполне приемлемая. 

Преимущества передачи бумажного архива на хранение в нашу компанию

  • Экономия пространства. Офисное пространство, освободившееся от бумаг, можно использовать более эффективно. 
  • Безопасность. Архивная система устроена так, что исключает несанкционированный доступ к документам, а также обеспечивает правильную среду для лучшего хранения бумаг. 
  • Конфиденциальность. Сведения о том, что мы предоставляем услуги архива документов той или иной организации, абсолютно недоступны третьим лицам. 
  • Быстрый доступ. Предоставляем клиенту быстрый доступ к архиву документов, в том числе дистанционно, для чего нужная бумага сканируется и отправляется заказчику на почту, мессенджер, пр. 
  • Списание и уничтожение документов. Мы предоставляем полный комплекс услуг по учету и хранению документов в архивах, в том числе составляем описи и проводим списание бумаг, у которых вышел срок годности. 

Как это работает 

Прежде всего, проводится консультация с клиентом для уточнения нюансов сотрудничества с последующим подписанием договора о предоставлении-получении услуг бумажного архива. Затем заказчик или мы сами проводим упаковку бумажного массива в коробки и перевозим их на нашу территорию. 

Осуществляем формирование архива документов, для чего:

  • отбираем документы по типу (кадровые, бухгалтерские, пр.), срокам хранения, другим признакам;
  • осуществляем экспертизу ценности документов;
  • отбираем бумаги для списания как утратившие значение или у которых уже закончился срок годности;
  • проводим сканирование и оцифровку документов;
  • переплетаем бумаги с оформлением в дела;
  • составляем общее или детальное описание;
  • формируем каталоги дел с разделением по типам – правильное устройство архивной информационной системы позволяет заказчику и нам быстро отыскать нужный документ;
  • размещаем коробки с бумагами в подготовленном помещении с ограниченным доступом. 

Наша компания обеспечивает качественное хранение документов в архиве в Москве. Несем ответственность за сохранность и конфиденциальность бумаг с момента их передачи клиентом. 

Что значит ответственное хранение 

  • Наши хранилища оборудованы по всем правилам высокотехнологичными системами пожаротушения и безопасности.
  • В помещениях поддерживается температура и уровень влажности в соответствии с требованиями стандарта. 
  • Документы хранятся в обезличенных коробах со специальной маркировкой без возможности привязки к конкретному клиенту.
  • Архив для документов устроен таким образом, что хранить в нем можно бумажные и электронные носители. 
  • Доступ к обслуживанию архивного помещения ограничен узким кругом компетентных сотрудников. 

Для консультации и аренды архива для документов в Москве звоните нам по телефону или оставляйте заявку на сайте.