В процессе профессиональной деятельности в каждой организации скапливается масса нужных бумаг – договоров, технической, бухгалтерской, кадровой, правовой и пр. документации. Далеко не всегда возможно хранение бумажных документов в архиве на производстве, так как для этого нужно не только отдельное помещение, но и правильно организованное пространство, как того требует стандарт. В этом случае оптимальный вариант – депозитарное хранение бумажного архива, что приводит к существенному сокращению издержек, так как освобождает предпринимателя от необходимости арендовать дополнительную площадь, оснащать ее мебелью и брать на работу архивных работников.
Компания Pride Archive выполнит комплектование архивов документов с последующим архивным хранением на собственном специализированном хранилище. Цена услуги вполне приемлемая.
Преимущества передачи бумажного архива на хранение в нашу компанию
- Экономия пространства. Офисное пространство, освободившееся от бумаг, можно использовать более эффективно.
- Безопасность. Архивная система устроена так, что исключает несанкционированный доступ к документам, а также обеспечивает правильную среду для лучшего хранения бумаг.
- Конфиденциальность. Сведения о том, что мы предоставляем услуги архива документов той или иной организации, абсолютно недоступны третьим лицам.
- Быстрый доступ. Предоставляем клиенту быстрый доступ к архиву документов, в том числе дистанционно, для чего нужная бумага сканируется и отправляется заказчику на почту, мессенджер, пр.
- Списание и уничтожение документов. Мы предоставляем полный комплекс услуг по учету и хранению документов в архивах, в том числе составляем описи и проводим списание бумаг, у которых вышел срок годности.
Как это работает
Прежде всего, проводится консультация с клиентом для уточнения нюансов сотрудничества с последующим подписанием договора о предоставлении-получении услуг бумажного архива. Затем заказчик или мы сами проводим упаковку бумажного массива в коробки и перевозим их на нашу территорию.
Осуществляем формирование архива документов, для чего:
- отбираем документы по типу (кадровые, бухгалтерские, пр.), срокам хранения, другим признакам;
- осуществляем экспертизу ценности документов;
- отбираем бумаги для списания как утратившие значение или у которых уже закончился срок годности;
- проводим сканирование и оцифровку документов;
- переплетаем бумаги с оформлением в дела;
- составляем общее или детальное описание;
- формируем каталоги дел с разделением по типам – правильное устройство архивной информационной системы позволяет заказчику и нам быстро отыскать нужный документ;
- размещаем коробки с бумагами в подготовленном помещении с ограниченным доступом.
Наша компания обеспечивает качественное хранение документов в архиве в Москве. Несем ответственность за сохранность и конфиденциальность бумаг с момента их передачи клиентом.
Что значит ответственное хранение
- Наши хранилища оборудованы по всем правилам высокотехнологичными системами пожаротушения и безопасности.
- В помещениях поддерживается температура и уровень влажности в соответствии с требованиями стандарта.
- Документы хранятся в обезличенных коробах со специальной маркировкой без возможности привязки к конкретному клиенту.
- Архив для документов устроен таким образом, что хранить в нем можно бумажные и электронные носители.
- Доступ к обслуживанию архивного помещения ограничен узким кругом компетентных сотрудников.
Для консультации и аренды архива для документов в Москве звоните нам по телефону или оставляйте заявку на сайте.