Представьте, что срочно понадобилось найти документ трехлетней давности по конкретному проекту или договору. Если ваш архив — бесконечные папки на полках или гигабайты неструктурированных файлов на сервере, то такая задача будет почти невыполнимой.
Решение этой проблемы — профессиональная индексация документов. Наша компания предлагает услуги по созданию эффективной системы поиска и учета деловой документации.
Что дает индексация
Индексация заключается в присвоении каждому документу специальных атрибутов (тегов): уникального идентификационного номера, даты создания, типа, автора, связанного проекта или контрагента, ключевых слов и т.д. Это позволяет создать удобную и логичную структуру электронного архива, в котором легко ориентироваться.
Вы cможете быстро находить нужные документы по любому сочетанию параметров, понимать связи между ними, анализировать массивы данных. Индексация также помогает автоматизировать рутинные процессы — например, отправку документов по заранее заданным маршрутам согласования.
Единая система классификации — своего рода «карта» для навигации в море корпоративной информации.
Наш подход к индексации
Наши мастера подходят к каждому проекту индивидуально. Они досконально знают специфику документооборота, существующие схемы учета, учитывают пожелания пользователей.
На основе собранных данных мы создаем оптимальную модель индексации: определяем необходимый состав атрибутов, продумываем иерархию категорий и подкатегорий, составляем справочники и «словари» терминов. Затем наступает черед оцифровки архива (или приема уже электронных документов). Мы распознаем тексты и ключевые данные на скан-копиях, вручную проверяем качество и точность атрибутов. Финальный этап — загрузка файлов с метаданными в вашу систему электронного документооборота или кастомизированное хранилище.
Мы настроим удобные механизмы поиска, фильтрации и извлечения документов. При необходимости проведем обучение сотрудников и окажем техническую поддержку.
Доверьте упорядочение архива экспертам
За годы работы мы накопили уникальный опыт индексации деловой документации в различных отраслях. В наших проектах используются передовые технологии сканирования, распознавания и извлечения данных, проверенные методики систематизации больших информационных массивов. Мы дорожим репутацией надежного подрядчика, строго соблюдаем отраслевые стандарты и нормы конфиденциальности. Хотите оптимизировать работу с корпоративными документами? Просто позвоните нам или отправьте заявку через сайт.