Порядок систематизации и хранения документации регламентируется правилами, установленными Росархивом. Действие этих правил распространяется на все юридические лица, зарегистрированные на территории Российской Федерации.
Существенное отличие состоит в том, что коммерческие структуры, в отличие от государственных организаций — источников комплектования государственных архивов, не имеют в своем документообороте материалов, требующих постоянного хранения. Следовательно, они освобождены от проведения научно-технической обработки таких документов.
При этом требования к документационным процедурам остаются едиными для организаций всех форм собственности. В частности, это касается:
Основные работы по архивной обработке документации осуществляются на территории заказчика. Наша организация предусматривает различные варианты размещения специалистов:
Такой гибкий подход позволяет адаптировать процесс под особенности каждого клиента и обеспечить надлежащее качество выполнения всех этапов работы — от архивации до сканирования документов.
Наша компания обладает обширным опытом сотрудничества с архивными учреждениями различных уровней — федеральными, городскими и муниципальными. В рамках ликвидации организаций мы выполняем полный комплекс работ по подготовке документации для передачи в государственный архив:
По итогам передачи документов заказчик получает официальный акт приема-передачи дел, подтверждающий выполнение всех требований архивного законодательства.
Компания обеспечивает высокий уровень безопасности хранения документации за счет комплексного оснащения архивных складов:
Особое внимание уделяется ограничению доступа к документам клиентов — право входа в помещения хранения предоставляется только уполномоченным сотрудникам организации. Такой подход гарантирует конфиденциальность и сохранность переданных материалов.
Компания принимает документы в архивных коробах, предоставленных заказчиком, с учетом следующих ограничений:
При несоответствии тары указанным требованиям наши специалисты выполнят переупаковку материалов в архивные короба компании. Это обеспечит надлежащую сохранность документов в процессе депозитарного хранения.
Наша компания предлагает несколько вариантов предоставления документов из архивного хранилища:
Такой подход позволяет оперативно удовлетворить потребности клиента в доступе к архивным материалам с учетом срочности запроса.
Наша компания обеспечивает полный цикл конфиденциального уничтожения документации:
Применяемая технология измельчения гарантирует невозможность восстановления содержания уничтоженных материалов и соблюдение требований конфиденциальности.
Формирование цены на услуги определяется совокупностью следующих факторов:
Компания проводит бесплатное обследование документации на территории заказчика. По результатам оценки предоставляется детальная смета с предложением оптимальных вариантов решения поставленных задач. Применяемая ценовая политика обеспечивает доступность услуг для широкого круга клиентов.
Компания выполняет оцифровку документации в различных форматах брошюровки:
В рамках подготовительного этапа специалисты осуществляют:
При наличии ограничений по расшивке документов применяются специальные технологии сканирования, обеспечивающие сохранность оригиналов.
Технические возможности компании обеспечивают сканирование документации любых размеров:
Используемое профессиональное оборудование позволяет качественно переводить в электронный вид бумажные документы независимо от их формата и размера.
Регулярными заказчиками архивных услуг выступают:
Для каждого структурного подразделения разработан индивидуальный комплекс услуг с учетом специфики обрабатываемой документации.