Представьте типичный офис: шкафы ломятся от папок, документы теряются, а поиск нужной бумаги отнимает часы рабочего времени. Сотрудники постоянно делают копии одних и тех же документов, которые потом непонятно где хранить. При этом никто не застрахован от порчи важных бумаг или их случайной утери.
В такой ситуации электронный архив становится спасительным решением – это цифровая система, которая превращает хаос бумажных документов в удобное структурированное хранилище. Вся документация компании хранится на защищенных серверах или в облаке, где каждый файл можно быстро найти по ключевым словам или реквизитам.
Больше не нужно беспокоиться о физической сохранности документов или тратить время на их поиск – современное программное обеспечение позволяет мгновенно находить нужную информацию и предоставлять к ней доступ тем сотрудникам, кому она действительно необходима. При этом система архива может быть настроена под специфику вашего бизнеса: документы автоматически сортируются по категориям, версии отслеживаются, а важные данные надежно защищены от несанкционированного доступа.
Электронный архив также легко интегрируется с другими бизнес-системами компании, что делает работу с документами еще более эффективной и позволяет автоматизировать многие процессы.
Типы электронных архивов
Электронные архивы различаются по масштабу и способу организации хранения.
Локальное хранилище
Самый простой вариант – локальное хранилище документов на компьютере или сервере компании, где файлы просто рассортированы по папкам. Такой подход подходит для небольших организаций с базовыми потребностями в хранении документов. Локальное хранилище обеспечивает высокую скорость доступа к данным, независимость от интернета, повышенную безопасность благодаря отсутствию прямого подключения к сети, а также дает возможность полного контроля доступа и гибкой персонализации под нужды организации.
Облачное хранилище
Более продвинутый вариант – облачные решения, которые предоставляют доступ к документам из любой точки мира и обычно включают базовые инструменты для совместной работы. Это решение популярно среди средних компаний и удаленных команд. Облачное хранение позволяет экономить на физическом пространстве, обеспечивает легкую масштабируемость, защищает от физических повреждений и предоставляет удобные инструменты для совместной работы над документами.
Системы электронного документооборота (СЭД)
Для крупных организаций существуют комплексные системы электронного документооборота с функцией архивного хранения. Они обеспечивают не только хранение, но и автоматизацию всех процессов работы с документами, включая их создание, согласование и архивирование. СЭД позволяет организовать полный цикл работы с документами в единой системе, что особенно важно для организаций с большим документооборотом.
Специализированные отраслевые системы
Отдельно стоит выделить специализированные архивные системы для определенных отраслей. Например, для медицинских учреждений, где требуется особый подход к хранению персональных данных пациентов, или для банков, где нужно учитывать специфические требования регуляторов. Такие системы учитывают все нормативные требования конкретной отрасли и обеспечивают необходимый уровень защиты данных.
Гибридные решения
Совмещают электронное хранение с физическим архивом, что актуально для организаций, которые по закону обязаны хранить оригиналы документов на бумаге, но при этом хотят иметь удобный доступ к их электронным копиям. Внедрение такого архива проходит несколько этапов: подписание договора, технические подготовительные работы, установка и настройка системы, тестирование и переход к регулярному обслуживанию. При этом особое внимание уделяется индивидуальным потребностям клиента, безопасности данных и удобству дальнейшего доступа к документам.
Что предлагаем мы
Для организации электронного архива мы предлагаем как облачные, так и локальные решения, адаптированные под специфику и масштабы вашего бизнеса.
Для небольших компаний мы рекомендуем наше облачное решение, которое обеспечивает:
- Удобный доступ к документам из любой точки мира 24/7;
- Возможности для эффективной совместной работы над файлами;
- Автоматическое резервное копирование данных на удаленных серверах;
- Легкую масштабируемость архива по мере роста вашей базы документов;
- Освобождение офисного пространства от громоздких серверов и шкафов.
При этом мы гарантируем высочайший уровень безопасности ваших данных в облаке за счет шифрования, строгой системы разграничения доступа и регулярного аудита на соответствие отраслевым стандартам.
Крупным организациям со специфическими требованиями мы предлагаем развертывание локального электронного архива на ваших серверах. Такое решение даст:
- Высокую скорость доступа к документам даже при нестабильном интернет-соединении;
- Полный контроль над инфраструктурой хранения и дополнительными уровнями безопасности;
- Возможность тонкой настройки архива под ваши бизнес-процессы и интеграции с другими корпоративными системами;
- Соответствие строгим отраслевым нормативам по защите конфиденциальной информации.
Мы обеспечим бесшовный перенос ваших бумажных документов в электронный архив, проведем обучение сотрудников и предоставим оперативную техподдержку на всех этапах.
Свяжитесь с нами по номеру +7 (495) 970-97-45, чтобы обсудить ваши задачи и подобрать оптимальную конфигурацию электронного архива. Мы проанализируем особенности вашего документооборота, систематизируем бумажные архивы, оцифруем все необходимые документы и развернем удобную систему электронного хранения с учетом ваших требований к безопасности и конфиденциальности данных. Наши решения помогут вам забыть о рутине бумажной работы, ускорить бизнес-процессы и всегда иметь доступ к важным документам на кончиках пальцев.