Как сократить расходы на хранение документов с помощью сканирования

Организация хранения документов – одна из существенных статей расходов для любой компании. Аренда площадей для размещения архива, закупка стеллажей и папок, зарплата сотрудников, климатическое оборудование – все это влечет значительные траты из бюджета предприятия. Между тем, более 90% документов после помещения в архив больше никогда оттуда не извлекаются.

Альтернативой бумажному архиву выступает сканирование документов с последующим хранением в электронном виде. Перевод архивных фондов в цифровой формат позволяет сэкономить до 80% затрат на хранение при повышении удобства и скорости доступа к информации.

Как сократить расходы на хранение документов с помощью сканирования

Разберем ключевые способы такой экономии подробнее.

Сокращение физического объема архивов

Каждая единица хранения, помещенная в архив, занимает определенный объем. В масштабах организации это могут быть сотни погонных метров полок, забитых папками с документами. Для их размещения приходится выделять отдельные помещения, арендовать целые здания.

После перевода архива в электронный вид необходимость в таких площадях отпадает. Терабайты оцифрованных документов можно разместить на одном файловом сервере, компактном дисковом хранилище. Ненужную недвижимость можно сдать в субаренду, продать или перепрофилировать под другие задачи (производственные цеха, офисные помещения).

Яркий пример экономии на физических объемах – сканирование архивов проектной документации. Типовой комплект чертежей даже небольшого промышленного объекта может содержать тысячи листов формата А1-А0. Для их хранения требуются специальные широкоформатные стеллажи, отдельные чертежные залы. Перевод в электронный вид экономит до 90% занимаемой площади.

Снижение трудозатрат на работу с архивом

Поддержание бумажного архива в актуальном состоянии требует немалых трудовых ресурсов. Нужны сотрудники для приема и регистрации поступающих документов, их рассортировки по папкам и коробам, подшивки в дела. Для поиска и выдачи материалов по запросам подразделений требуются архивариусы.

Как сократить расходы на хранение документов с помощью сканирования

Перевод архива в цифровой формат позволяет автоматизировать большую часть этих операций:

  • Сканирование входящих документов прямо в канцелярии (без физической передачи в архив).
  • Автоматическое распознавание атрибутов (названия, номера, даты, подписантов) и включение в опись.
  • Моментальный поиск по ключевым словам в общей базе данных (вместо ручного перебора бумаг).
  • Самостоятельное получение электронных копий документов сотрудниками (без задействования архивистов).

По оценкам экспертов, оцифровка архивов способна сократить временные затраты персонала на 50-70%. Часть сотрудников можно перевести на другие участки, более важные для бизнеса. Для работы с электронным архивом достаточно одного администратора, контролирующего права доступа и резервное копирование.

Продление сроков хранения документов

Бумага — недолговечный носитель информации. Даже при идеальных условиях хранения она со временем желтеет, выцветает, становится хрупкой и рассыпается. Типовой срок сохранности документов на бумаге без потери свойств – 10-30 лет. После этого приходится проводить сложную и дорогостоящую реставрацию.

Перенос документа в электронный вид снимает все эти ограничения. Оцифрованные копии можно хранить практически вечно, своевременно обновляя носители данных (файловые серверы, облачные системы). Это особенно актуально для предприятий с многолетней историей, имеющих в архивах ценные документы 50-100-летней давности.

Кроме того, электронные архивы надежно защищены от непреднамеренного физического уничтожения: пожаров, потопов, механических повреждений при неаккуратном использовании.

Экономия на расходных материалах

Поддержание бумажного архива сопряжено с постоянным расходом материалов для хранения документов:

  • Папки, короба, регистры, разделители.
  • Канцтовары (дыроколы, степлеры, клей, шпагат, ножницы).
  • Офисная техника (принтеры, копиры, сканеры).
  • Бумага для распечатки, расходные материалы.

Для крупных архивов годовой бюджет на канцелярию может превышать миллион рублей. После перехода на электронный документооборот он снижается в разы. Достаточная инфраструктура – сервер или облачное хранилище необходимого объема, ПК для администрирования доступа, антивирусы и средства информационной безопасности.

Косвенно сканирование документов экономит и на оргтехнике. Вместо распечатки материалов для каждого заинтересованного сотрудника, достаточно один раз отсканировать оригинал и разместить его в общем доступе. 

Оптимизация затрат на климат-контроль и безопасность. Содержание физического архива требует поддержания определенного температурно-влажностного режима (системы вентиляции, кондиционирования, увлажнители воздуха). Необходима также установка систем пожарной сигнализации, видеонаблюдения, контроля доступа в помещения.

Как сократить расходы на хранение документов с помощью сканирования

При переводе документов в электронный вид все эти затраты существенно сокращаются. Серверное оборудование занимает минимум места, потребляет меньше электроэнергии, требует меньше специального оборудования для поддержания микроклимата. Безопасность обеспечивается программными средствами защиты информации, системами резервного копирования, разграничением прав доступа пользователей.

Повышение эффективности бизнес-процессов. Электронный архив документов позволяет не только экономить прямые затраты на хранение, но и оптимизировать множество связанных бизнес-процессов. Ускоряется согласование документов, упрощается обмен информацией между подразделениями, сокращается время на поиск нужных материалов (с часов до нескольких секунд).

«Прайд Архив» предлагает комплексное решение по переводу документации в электронный вид, включающее поточное сканирование (до 100 000 страниц в сутки), распознавание текста на разных языках, структурирование и индексацию материалов, интеграцию с системами электронного документооборота. Многолетний опыт работы, современное оборудование, квалифицированный персонал гарантируют высокое качество услуг при соблюдении всех требований конфиденциальности.Для оценки потенциальной экономии в вашем конкретном случае закажите пилотный проект по сканированию части архива. Специалисты компании проведут аудит текущих затрат на хранение документов, подготовят детальный расчет стоимости перевода в электронный вид, продемонстрируют преимущества работы с цифровым архивом. Свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 970-97-45 или оставьте заявку на сайте для получения персонального коммерческого предложения.