Организации, предприятия и учреждения обязуются передавать документы в Государственный архив по факту ликвидации (прекращения деятельности), а также в случае, если документация относится к фондообразующей. Коммерческие компании передают в архив только документы по личному составу для возможности последующей выдачи сотрудникам справок о трудовом стаже и заработной плате, а также получении соответствующей пенсии.
Передача дел в Госархив осуществляется только после специальной подготовки к хранению. Подготовка к архивному хранению – сложное многоэтапное мероприятие, каждый этап которого требует соблюдения всех нюансов, предельного внимания и аккуратности. В процессе подготовки выполняется работа с бумажными и электронными документами.
Как сдаются дела в Госархив
Этап 1. Экспертиза ценности
На данном этапе определяется срок хранения и ценность документов, которые уже не участвуют в текущем делопроизводстве. Собирается специальная экспертная комиссия, количество членов которой зависит от размера и структуры предприятия. Это может быть от трех до тридцати человек собственных сотрудников, наиболее квалифицированных и опытных. Или привлечение специалистов со стороны.
Во время экспертизы документы разбираются по типу и срокам хранения. Затем составляется опись всех бумаг, а документы, которые компания больше не будет использовать в процессе своей деятельности, уничтожаются.
Этап 2. Подготовка и оформление дел
Требования к оформлению дел зависят от типа документации, но в любом случае процесс должен быть выполнен тщательно, чтобы при долговременном хранении бумаги не утратили свой вид.
Как происходит формирование дел
- Сотрудник архива предприятия или привлеченный специалист проверяет бумаги, рассортированные комиссией, собирает их в отдельные дела с твердой обложкой.
- Листы нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в верхнем правом углу.
- Бумаги нестандартного формата вкладываются в специальные конверты. Составляется список таких приложений.
- Каждое дело описывается. Опись содержит краткое содержание документов, количество листов и их нумерация, наличие приложений.
- Заполняется удостоверяющий лист, где указывается дата составления дела и ответственное лицо с его личной подписью. Ставится печать организации.
- На обложке указывается название дела, краткие данные по нему, информация о самой компании (название организации и конкретного подразделения). Если дело содержит бумаги с разными сроками хранения, то делается специальная пометка.
- Дела сшиваются с учетом возможности их комфортного прочтения. Для сшивки используются специальные нитки, так как металлические изделия со временем покрываются коррозией, что может испортить бумагу.
Этап 3. Составление описи
Для максимальной структуризации документов, которые отправляются в архив, специалист составляет сводную номенклатуру с указанием названия дел и сроков их хранения.
Для удобства форма номенклатуры представляет собой таблицу, в которой заполняются следующие поля:
- индекс – состоит из кода структурного подразделения организации и порядкового номера дела;
- заголовок – представляет собой краткое отражение сути дела;
- количество томов или частей, которые содержатся в деле;
- примечания – в данной графе указываются операции, которые проводились над делом, например, имело место изменение данных или перемещение листов.
Описи составляются в трех экземплярах.
Этап 4. Передача дел в архив
Полностью сформированные дела сдаются сотруднику Государственного архива лицом, отвечающим за передачу документов, подлежащих архивированию. Процесс приема-передачи подтверждается соответствующим актом, который заверяется обеими сторонами. В акте обязательно указывается количество переданных дел и их номера.
Нюансы работы с документами
Знание некоторых нюансов передачи дел в Госархив, поможет избежать ошибок и обеспечит сохранность документации.
Какие документы передаются для хранения в Госархив
В Государственный архив отправляются документы постоянного и длительного хранения. Это бухгалтерская, техническая и кадровая документация, сертификаты, документы по защите информации, которые хранятся более 10 лет. К документам неограниченного срока хранения (на все время деятельности компании) относится учредительная документация, журналы регистраций, номенклатурные и другие акты.
В обязательном порядке на государственное хранение передаются оригиналы или заверенные копии следующих документов:
- приказы по личному составу;
- личные карточки (форма Т2);
- трудовые договоры;
- расчетные ведомости по заработной плате (Форма Т 51).
Список документов (заверенных копий) для написания НСА:
- решения о создании организации, ликвидации организации, смене адреса, смене названия, реорганизации;
- решения о создании, постановке на учет, снятии с учета, если у организации имеются обособленные подразделения;
- свидетельство ИНН;
- свидетельство КПП;
- свидетельство ОГРН;
- устав (все редакции).
В архив не передаются документы со сроком хранения не дольше 10 лет. К ним относятся анкеты, регламенты, приказы, распоряжения, переписка с партнерами и контрагентами.
Уничтожение дел
Документы, которые были определены экспертной комиссией, как подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения, отправляются на утилизацию только после разрешения руководителя компании. Утилизируются не только бумажные, но и электронные экземпляры.
Как оформить обложку при смене названия дела или организации
В этом случае старое название пишется первым, но в скобках, а под ним указывается новое наименование.
Заключение
Представленная инструкция является только кратким изложением, как происходит передача дел в Госархив. В реальности же данное мероприятие и каждый его этап имеет массу других нюансов, которые нужно знать, чтобы в дальнейшем не столкнуться с серьезными проблемами. Поэтому оптимальным вариантом будет привлечение компании, которая специализируется на услугах по передаче дел на архивное хранение.