Опись, сверка и инвентаризация: сверим, опишем, систематизируем и проиндексируем документацию для бухгалтерии, кадровых служб, юридических отделов, архивов и других подразделений. Составим подробные Excel-реестры для удобного управления данными.
Комплексный подход
Опись включает присвоение уникальных идентификаторов, внесение ключевых атрибутов (дата, номер, тип, отправитель, получатель), определение схемы систематизации (по датам, контрагентам, проектам), маркировку штрих-кодами или RFID-метками. Сверка предполагает проверку наличия всех документов, выявление отсутствующих, поврежденных или ошибочно включенных, сопоставление данных с учетными записями в базах, устранение несоответствий. Инвентаризация охватывает пересчет фактического наличия, сверку результатов с данными бухгалтерского и управленческого учета, выявление излишков и недостач.
Команда экспертов проведет полный цикл работ по описи, сверке и инвентаризации документации:
- Предварительный аудит документооборота и существующего архива;
- Разработка оптимальной схемы систематизации и индексации;
- Сортировка бумаг в соответствии с утвержденными требованиями;
- Маркировка документов уникальными идентификаторами;
- Внесение атрибутов документов в информационную систему;
- Составление подробных описей и ведомостей инвентаризации;
- Сверка фактического наличия с данными учета;
- Формирование сводных Excel-реестров документов;
- Интеграция созданного электронного архива в существующие ИТ-системы;
- Предоставление рекомендаций по дальнейшему обращению с документами;
- Консультации и инструктажи для сотрудников по использованию нового архива.
Такой комплексный подход позволяет не только систематизировать текущую документацию, но и заложить основу для эффективной работы с ней в будущем. Обученный персонал сможет поддерживать порядок и использовать все преимущества наведенной системы.
Поддержка после работ
В конце всех работ предоставляем дальнейшую поддержку: консультируем по вопросам поддержания порядка в документообороте и архивации, помогаем решать возникающие проблемы и задачи.
Специалисты всегда готовы:
- Ответить на вопросы по работе с электронным архивом и системой документооборота;
- Помочь разобраться в тонкостях систематизации и индексации документов;
- Провести дополнительные инструктажи для новых сотрудников;
- Проконсультировать по лучшим практикам архивации и хранения бумаг;
- Оперативно решить возникающие трудности и проблемы;
- Актуализировать опись и провести повторную инвентаризацию при необходимости.
Чтобы узнать точную стоимость описи, сверки, инвентаризации, составления реестров и других сопутствующих услуг, звоните нам +7 (495) 970 97 45. Менеджер ответит на все вопросы, поможет рассчитать бюджет исходя из объема и специфики документов, предложит оптимальные решения.