Переводим бумажные архивы в цифровой формат, создаем структурированную систему хранения электронных копий, обеспечиваем удобный поиск и доступ к информации (для бухгалтерии, юридического отдела, кадровой службы, руководства и других подразделений).
Нюансы техпроцесса
Технологический процесс оцифровки состоит из четырех этапов:
- Сначала готовим и подписываем договорную документацию, определяющую технические параметры и требования к результату. Важно четко зафиксировать все детали.
- Далее проводим сам процесс сканирования. Он включает калибровку оборудования, выбор оптимальных настроек и непосредственное преобразование документов в цифровой формат.
- Далее идёт многоуровневый контроль качества полученных цифровых копий. Проверяем разрешение, четкость, геометрию изображения, цветопередачу, читаемость текста и деталей. Исправляем любые несоответствия.
- В финале, систематизация и организация файлов. Создаем логичную структуру именования и хранения, добавляем метаданные для удобного поиска. Передаем заказчику готовый структурированный архив.
Весь процесс направлен на получение высококачественных цифровых копий с сохранением юридической значимости и информационной ценности документов.
Для кого
К нам обращаются подразделения компаний и организаций:
- Бухгалтерия (для быстрого доступа к первичке и подготовки к аудитам);
- Юридический отдел (для поиска договоров и правовых документов);
- Отдел кадров (для управления личными делами и кадровым документооборотом);
- Руководство (для работы со стратегическими документами и протоколами);
- Отделы продаж и закупок (для оптимизации коммерческого документооборота).
Цифровизация архивов помогает каждому решать специфические задачи и в целом повышать эффективность работы с документами.
Наши стандарты
Работаем только на профессиональном оборудовании с высокими техническими характеристиками:
- Минимальное разрешение 300 dpi для текстовых документов;
- Повышенное разрешение до 600 dpi для графических материалов;
- Сохранение в форматах PDF/A, TIFF, оптимальных для долгосрочного хранения;
- Создание многостраничных документов с корректным порядком страниц;
- Точная цветопередача при необходимости.
Уделяем особое внимание организации электронного архива. Начиная с создания логической структуры, внедрения системы уникальных идентификаторов, добавления поисковых метаданных, заканчивая обеспечением целостности данных и резервным копированием.
В итоге заказчик получает на руки полностью структурированный массив цифровых копий (организованный согласно требованиям и удобный для поиска), готовый электронный архив документов (с сохранением юридической значимости) и инструменты для дальнейшей работы с информацией.