Сканирование документов в юридической практике: особенности и нюансы

Современная юридическая практика тесно связана с обработкой больших объемов документации. Договоры, контракты, протоколы, решения судов – все эти бумаги требуют систематизации и надежного хранения. Одним из эффективных методов оптимизации документооборота выступает сканирование документов с последующим переводом в электронный вид.

Сканирование документов в юридической практике: особенности и нюансы

Преимущества оцифровки для юристов

Переход на электронный архив позволяет юридическим компаниям и адвокатским конторам получить ряд преимуществ:

  1. Быстрый поиск нужных документов по ключевым словам, тегам, датам (вместо длительного перебирания бумажных папок).
  2. Возможность удаленного доступа к базе данных из любой точки мира (актуально для распределенных команд и выездных процессов).
  3. Одновременная работа нескольких сотрудников с одним и тем же файлом (без необходимости делать дополнительные копии).
  4. Экономия офисного пространства за счет отказа от хранения части бумажного архива (достаточно небольшого серверного шкафа).
  5. Защита документов от физического износа, утраты, повреждения (при соблюдении правил хранения электронных данных).

Особое значение сканирование имеет для бюро, специализирующихся на юридическом due diligence. Необходимость анализировать массивы корпоративной документации за много лет (уставы, протоколы собраний акционеров, договоры купли-продажи активов) делает оцифровку по сути безальтернативным решением.

Требования к качеству сканирования юридических документов

В отличие от других сфер делопроизводства, юриспруденция предъявляет повышенные требования к результатам оцифровки документов. Это связано с высокими рисками и ответственностью, которые несет юрист в случае использования некорректных данных.

Ключевые требования к качеству сканирования:

  • Разрешение не менее 300 dpi для гарантии читаемости мелких деталей (подписей, печатей, рукописных помет).
  • Цветной режим для документов с цветными элементами (логотипы, маркеры, рукописный текст).
  • Максимально полное выравнивание и выпрямление страниц (избавление от перекосов, загибов краев).
  • Удаление дефектов сканирования (следов перфорации, посторонних теней, точек, полос).
  • Обрезка пустых полей по периметру страницы для уменьшения «веса» итоговых файлов.

Особое внимание уделяется постобработке отсканированных образов. Недопустимы артефакты сжатия, потеря четкости текста и изображений при конвертации в PDF/A, искажения в ходе распознавания (OCR). Поэтому услуги по юридическому сканированию стоит доверять только профессиональным компаниям с опытом работы в данной сфере.

Соблюдение норм конфиденциальности 

Другой аспект оцифровки юридических документов – строгое соблюдение адвокатской тайны и коммерческой конфиденциальности клиентов. Это требует организации процесса сканирования на территории заказчика либо в специальных защищенных помещениях компании-подрядчика (без передачи третьим лицам).

Сканирование должно выполняться проверенными сотрудниками, имеющими допуск к работе с секретными сведениями. Они подписывают дополнительные соглашения о неразглашении (NDA), несут персональную материальную ответственность за каждый документ.

Обязательно применение комплекса мер по обеспечению информационной безопасности:

  • Шифрование жестких дисков рабочих станций и файловых хранилищ.
  • Организация защищенных каналов передачи данных между заказчиком и исполнителем (VPN).
  • Мониторинг действий персонала системами DLP (защиты от утечек).
  • Многоуровневая система разграничения доступа на уровне папок и файлов.
  • Регулярное резервное копирование массивов отсканированных документов.

Проверенные подрядчики имеют соответствующие лицензии ФСТЭК и ФСБ России на работу с конфиденциальной информацией, сертификаты соответствия требованиям стандартов безопасности (ISO 27001, PCI DSS).

Форматы хранения и использования юридических документов

Конечной целью сканирования юридической документации является ее последующее использование в электронных базах данных, информационно-поисковых системах (ИПС), системах автоматизации судопроизводства и других профильных программных продуктах. Для интеграции с ними применяются специфические форматы представления данных.

Наиболее распространенные из них:

  • Многостраничный PDF/A – для хранения точных электронных копий бумажных оригиналов (без потери визуального качества со временем).
  • FineReader Document (FRD) – для работы с распознанными документами в ИПС с функцией полнотекстового поиска.
  • Текстовые форматы TXT, RTF, DOC – для экспорта извлеченного текста в редактируемом виде.

Для удобства дальнейшей работы уже на этапе сканирования юридические документы разбиваются по делам/клиентам, структурируются по единой схеме папок и файлов. Проводится автоматическая индексация по ключевым атрибутам (номер дела, дата, участники, категория документа). Это существенно облегчает поиск и анализ информации даже в больших массивах данных.

Сканирование документов в юридической практике: особенности и нюансы

У «Прайд Архив» многолетний опыт реализации проектов по сканированию документов для юридических фирм, адвокатских контор, судебных инстанций, правоохранительных органов. Мы располагаем всей необходимой технической базой и штатом квалифицированных специалистов для выполнения работ любого объема и сложности.

Среди наших ключевых компетенций:

  • Поточное сканирование производительностью до 100 000 страниц в сутки.
  • Работа с любыми типами и форматами носителей (от визиток до чертежей формата А1).
  • Распознавание текста на 40+ языках (включая рукописные и малораспространенные).
  • Штрихкодирование, индексация и автокатегоризация документов.
  • Интеграция с системами электронного документооборота (Directum, ДЕЛО, DocsVision).

Гарантируем строгую конфиденциальность и целостность ваших данных на всех этапах обработки. Готовы предоставить юридически значимые гарантии качества услуг (SLA) и действовать строго в рамках действующего законодательства РФ.

Закажите пилотный проект по сканированию наиболее важной части юридического архива. Убедитесь в удобстве, скорости и экономической эффективности перевода документов в электронный вид. А затем доверьте нам полную оцифровку всего массива накопленной документации.

Направьте заявку через форму на сайте или свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 970-97-45. Менеджер ответит на любые вопросы, подготовит индивидуальное коммерческое предложение, согласует график работ и проконтролирует его исполнение.