Предлагаем услуги подготовки документов организации к передаче в государственные архивы с полным оформлением в соответствии с нормативными требованиями. Разработаем номенклатуру дел, составим описи, проведем экспертизу ценности, подготовим сдаточные описи и другие необходимые документы.
Правила подготовки документов к сдаче в архив
Процедура подготовки документов к архивному хранению регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:
- «Основные правила работы архивов организаций» (одобрено решением коллегии Росархива в 2002 г.);
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ» (Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015);
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов».
В рамках подготовки дел к сдаче в архив специалист должен выполнить следующие действия:
- Провести экспертизу ценности документов на основании утвержденной номенклатуры дел.
- Сформировать документы в дела в соответствии с номенклатурой и систематизировать их внутри годовых разделов.
- Оформить обложки дел (титульный лист, крайние даты, количество листов).
- Составить внутреннюю опись документов дела и вложить ее в начало каждого дела.
- Пронумеровать листы дел в правом верхнем углу простым карандашом.
- Прошить дела прочной нитью, сделать заверительные надписи и опечатать место прошивки.
- Составить сдаточные описи на бумажном и электронном носителях (xml-файлы с электронной подписью).
- Согласовать описи дел с экспертной комиссией организации и утвердить у руководства.
- Подготовить историческую справку к каждому фонду, аннотацию на особо ценные документы.
- Упаковать дела в архивные короба из бескислотного картона согласно описи (не более 10 кг в каждом).
Как мы организуем процесс архивной обработки
Работы по подготовке документов заказчика к сдаче в госархив наши специалисты проводят как на своей, так и на территории клиента (в зависимости от объема и характера материалов). Весь процесс можно разделить на несколько этапов:
Предварительный аудит архивных документов:
- Оценка общего количества дел, подлежащих сдаче в архив;
- Определение крайних дат документов по каждому структурному подразделению;
- Выявление особо ценных и уникальных документов, требующих особых условий хранения.
Составление плана-графика работ с фиксацией промежуточных этапов и сроков их выполнения.
- Непосредственно архивная обработка дел (в соответствии с регламентом, описанным выше).
- Подготовка сдаточных описей в формате, согласованном с принимающим архивным учреждением.
- Формирование архивных фондов, присвоение им уникальных номеров и шифров.
- Упаковка документов в специализированные короба и маркировка согласно описям.
- Организация доставки упакованных архивных фондов в государственный архив силами наших курьеров.
На всех этапах работ заказчику предоставляется подробный фотоотчет (через защищенный онлайн-кабинет). Это позволяет удаленно контролировать процесс и своевременно вносить коррективы при необходимости.
Стоимость и сроки подготовки документов к сдаче в архив зависят от ряда факторов:
- Общее количество дел, их объем и состояние (ветхость, загрязненность);
- Временной период, к которому относятся документы (чем старше, тем дольше времени требуется);
- Полнота исходных описей дел и номенклатур (при их отсутствии срок увеличивается);
- Процент особо ценных и секретных документов (требуют особых методов обработки);
- Местонахождение заказчика (при удаленности от Москвы добавляются транспортные расходы).
Мы практикуем индивидуальный подход к каждому проекту. Звоните нам на +7 (495) 970-97-45 или пишите на info@pride-archive.ru для предварительной оценки стоимости и сроков. Выезд нашего эксперта и первичный аудит документов – бесплатно.