Зачем нужно сканирование документов: основные преимущества для бизнеса

Зачем нужно сканирование документов
Woman’s hand with working copier

Горы бумажных документов, занимающих большую часть офиса. Высокие затраты на аренду помещений для архивов и бумагу для печати. Постоянная потеря и путаница в документах. Риски повреждения документов от пролитых напитков или протечек. Ограничения при удаленной работе из-за привязки к физическому расположению бумаг. Простои при ожидании доступа к оригиналам или необходимость множественного копирования. Задержки на курьерскую доставку при передаче между подразделениями. Сложности контроля доступа к конфиденциальной информации в бумажном виде. Временные затраты и стресс при подготовке документации к проверкам и аудитам. Риски штрафов при несвоевременном предоставлении документов проверяющим органам.

Всё это результат отсутствия системы электронного документооборота и налаженного процесса оцифровки документов в вашей компании.

Наше предложение

Мы предлагаем комплексные услуги по сканированию, оцифровке и каталогизации документов на аутсорсе. Наши специалисты приедут к вам в офис, заберут бумажные документы (строго соблюдая конфиденциальность), отсканируют их на профессиональных высокоскоростных сканерах, проиндексируют все файлы согласно требованиям, загрузят электронные копии в цифровой архив или систему документооборота и вернут оригиналы (либо, по необходимости безопасно утилизируем).

Наши услуги подойдут организациям любого масштаба и сферы.

Оцифровка бухгалтерии

Перенесем в электронный вид бухгалтерскую первичку (счета, акты, накладные, кассовые/банковские документы), договоры и другие бухгалтерские документы. Организуем единый структурированный электронный архив с моментальным поиском документов по любым реквизитам. Обеспечим оперативную подготовку отчетов и деклараций, онлайн-обмен документами с контрагентами и контролирующими органами. Предоставим круглосуточный доступ к электронному архиву с любых устройств. Сохраним оригиналы документов, исключив риски потерь и повреждений.

Интегрируем электронный архив с используемой бухгалтерской системой (1С и другими). Оптимизируем все процессы в бухгалтерии, сократим трудозатраты, ускорим подготовку к аудитам и налоговым проверкам.

Зачем нужно сканирование документов: основные преимущества для бизнеса

Электронный кадровый документооборот

Наши специалисты оцифруют:

  • Личные дела сотрудников;
  • Трудовые договоры и доп.соглашения к ним;
  • Заявления, анкеты, резюме;
  • Приказы по личному составу;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Штатные расписания;
  • Трудовые книжки;
  • Другие кадровые документы.

Будут созданы электронные личные дела со всей историей трудовых отношений по каждому сотруднику. Поиск любой информации по персоналу станет моментальным. Электронные личные дела будут доступны в облаке HR-специалистам из любой точки мира, что особенно важно для распределенных компаний.

В результате отпадает необходимость копировать и пересылать документы между офисами. Новые документы будут сканироваться и подшиваться в соответствующие разделы электронного дела. Это радикально повысит скорость и точность работы HR-отдела, исключит риски потерь и повреждений важных кадровых документов. Переход на электронный кадровый документооборот усилит защиту персональных данных и коммерческой информации.

Цифровой архив проектной и технической документации

Оцифровка и систематизация проектной и технической документации открывает новые возможности для строительных, промышленных, инжиниринговых и проектных компаний.

Вы сможете создать единый электронный архив, содержащий:

  • Проектную документацию (чертежи, планы, схемы);
  • Сметы;
  • Исполнительную документацию;
  • Разрешения, лицензии, сертификаты;
  • Техническую документацию на оборудование и материалы;
  • Паспорта и инструкции по эксплуатации;
  • Документы по технике безопасности;
  • Другие документы.

Вся необходимая проектная и техническая информация будет доступна сотрудникам, партнерам и заказчикам онлайн. Вы сможете эффективно организовать совместную работу территориально распределенных проектных групп. Выездные специалисты смогут оперативно получать техническую документацию с планшета прямо на объекте.

В случае утери или износа бумажных чертежей вы всегда сможете распечатать их цифровые копии без потери качества. Оцифровка поможет упорядочить, надежно сохранить и защитить от потери ценную проектную и техническую документацию на долгие годы. Благодаря электронному архиву вы сможете точно планировать сроки и бюджеты проектов, организовать эффективный инженерный документооборот, сократить согласования и ускорить работу с подрядчиками/заказчиками.

Зачем нужно сканирование документов: основные преимущества для бизнеса

Сканирование договоров и организация электронного документооборота

Оцифровка договоров, допсоглашений, спецификаций, приложений и другой договорной документации позволит выстроить безбумажный юридически значимый документооборот.

Вы сможете:

  • Вести электронный реестр договоров со всеми приложениями;
  • Быстро находить договоры по номеру, контрагенту, дате, предмету и др. реквизитам;
  • Автоматически отслеживать сроки исполнения и продления договоров;
  • Подписывать договоры и обмениваться документами с контрагентами онлайн;
  • Подключать к согласованию договоров различные подразделения;
  • Контролировать исполнение обязательств в режиме реального времени;
  • Хранить оригиналы и копии договорной документации в едином защищенном архиве.

Это в разы повысит скорость и прозрачность договорной работы. Вы сможете оперативно готовить договоры по шаблонам, согласовывать и подписывать их в электронном виде, мгновенно отвечать на запросы проверяющих органов.

В результате сократятся операционные расходы и риски, связанные с бумажным документооборотом. Договоры больше не потеряются, их оригиналы будут надежно сохранены. За счет автоматизированного контроля исполнения договорных обязательств и сроков вы сможете принимать более точные управленческие решения и избегать штрафных санкций.

С чем работаем

Беремся за сканирование любых видов документов:

  • от малых форматов А6-А5 до больших А2-А0 и более;
  • односторонних и двусторонних;
  • одностраничных и многостраничных;
  • черно-белых, цветных, полутоновых;
  • на бумаге различной плотности (от папиросной до картона);
  • ветхих, мятых и поврежденных;
  • сшитых, переплетенных, прошитых нитками;
  • типографских бланков и форм;
  • с печатями, штампами, пометками и маркерами защиты (видимыми в UV, ИК диапазонах).

Принимаем заказы как на оцифровку нескольких папок, так и больших архивов в сотни тысяч страниц. Также готовы полностью взять на себя ваш текущий бумажный документооборот.

Зачем нужно сканирование документов: основные преимущества для бизнеса

Наши стандарты

Наши специалисты работают на передовом оборудовании:

  • Сканирование выполняется на промышленных потоковых сканерах ведущих марок (Kodak, Fujitsu, Canon) со скоростью до 180 стр/мин и разрешением до 600 dpi.
  • Поддерживаются различные форматы сканирования: PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, PNG и др.
  • Каждому документу присваиваются атрибуты (индексация) согласно вашей системе.
  • Выполняется распознавание текста и таблиц в сканах с переводом в редактируемый формат.
  • Проводится ручная и автоматическая проверка качества сканов, точности атрибутов и распознавания.
  • Обеспечивается интеграция с любыми системами электронного документооборота и цифровыми архивами.
  • Организуется быстрый и безопасный обмен данными через SFTP, VPN и выделенные каналы связи.

Строго соблюдаем требования законодательства по защите персональных данных и коммерческой информации. Работа ведется по договору с фиксированной ценой за страницу, неограниченным сроком хранения и возможностью поэтапной оплаты. Услуги предоставляются по всей России, забор и доставка документов осуществляются нашим транспортом.

Свяжитесь с нами по номеру +7 (495) 970-97-45. Проконсультируем по любым вопросам сканирования и цифровизации ваших документов. Рассчитаем точную фиксированную стоимость и сроки выполнения работ с учетом объема, видов документов и специфики вашего документооборота. Ответим на вопросы по организации процесса, логистике документов, используемым форматам, системам учета и каналам передачи данных.